Hoy os hablo de un par de herramientas que nos pueden ayudar mucho a planificar citas, clases, ensayos, reuniones… Seguro que os ha pasado eso de decir “¿entonces cuándo ensayamos? yo ese día no puedo, pues yo el otro tampoco… ¿entonces?”. Pues con estas dos herramientas lo tenemos solucionado. Doodle y Calendly.
Ver en iTunes · Ver en iVoox · Ver en Spotify Enlaces y notas del episodio Página de podcasts
Página del blog
Todos los cursos
Registro en los cursos
Formulario de contacto para feedback
Facebook de Coaching De Músicos
Transcripción del episodio completo: ¿Quedamos? Doodle y Calendly Muy buenos días! Bienvenidas y bienvenidos a Coaching De Músicos
… el podcast en el que hablamos sobre conceptos, hábitos, técnicas, estrategias, conductas, habilidades y competencias del coaching pero enfocadas esta vez a la enseñanza musical y la vida del músico en general.
Porque sí, ¡los músicos también tenemos vida! Y aunque a veces se nos olvide, detrás de cada instrumento hay una persona! Así que vamos a dedicar un poco de tiempo cada día a hablar de esa persona, a hablar de ti: de tus necesidades, aspiraciones, deseos, ambiciones, valores, creencias, miedos, frustraciones… y todo lo que esté en nuestra mano. ¡Esto es Coaching De Músicos!
Hoy es jueves 7 de febrero y este es el episodio número 114. Hoy os hablo de un par de herramientas que nos pueden ayudar mucho a planificar citas, clases, ensayos, reuniones… Seguro que os ha pasado eso de decir “¿entonces cuándo ensayamos? yo ese día no puedo, pues yo el otro tampoco… ¿entonces?”. Pues con estas dos herramientas lo tenemos solucionado.
Pero antes, dejadme que os recuerde que toda la información, el podcast, el blog, las sesiones, los cursos online y todo lo que necesitéis, lo podéis encontrar en CoachingDeMúsicos.com.
Poco que os pueda descubrir que no sepáis ya. A estas alturas, después de 5 meses ya sabéis que en la web tenemos varios cursos (que pronto estarán completados y empezaremos a plantearnos el siguiente). También están las sesiones en distintos formatos. Lo único que os puedo decir es que si no habéis visitado ya coachingdemusicos.com, hacedlo y ¡me contáis qué os parece!
Entonces qué, ¿cuándo ponemos ese próximo ensayo que necesitamos antes del concierto?
No me digáis que no es una de las situaciones que más os encontráis. Podría ser un ensayo, para que el que no encontramos un hueco en el que todos podamos, o una clase con un alumno o alumna (o somos nosotros ese alumno), o un sesión de coaching. Pero incluso una cita para hablar de algo, una reunión, una quedada entre amigo o cualquier situación que requiera ponerse de acuerdo con los horarios.
Yo hace tiempo que utilizo Calendly, porque el tipo de citas que necesito concertar se ajustan más a esa aplicación, pero en las últimas semanas he descubierto (gracias a Juan) Doodle. Cuando salió el nombre en esa última reunión en la que Juan propuso “hacer un Doodle”, parecía que yo era el único que no la conocía. Pero ya me he puesto al día también con esta herramienta.
Así que hoy os cuento un poco sobre las dos y seguro que más de uno y más de una va a ver solucionados muchos de los problemas de cuadrar agenda que tanto tenemos los músicos (que ya sabéis, cuando se trata de cuadrar agendas… somos los más ocupados del mundo).
Doodle Empiezo hablándoos de Doodle. Se trata de una aplicación web, o sea, una web en la que entras para crear la reunión o la cita que quieres proponer. Tiene una versión gratuita, que veréis que tiene bastante publicidad y algunas limitaciones, pero que ya puede servir para ayudarnos mucho.
Y luego tiene también aplicación para IOS y Android, así que muy bien.
Lo primero que vemos en la web es efectivamente lo que hace la aplicación: “Make meetings happen”. Haz que las reuniones ocurran (en Español han traducido como “haga que las reuniones tengan lugar”. Igual entráis y veis algo de la traducción al castellano que no está perfecto, pero casi todo el tiempo la traducción ayuda si lo queréis tener en español.
Y como es lógico intentan que te apuntes, o que inicies un plan gratuito de prueba que luego te lleve a pagar la suscripción, pero arriba, en el menú de la derecha hay una opción de “crear directamente un Doodle”. Así que la podemos empezar a utilizarla sin ni siquiera crear una cuenta gratuita.
Total, yendo al grano, ¿qué hacemos con esta aplicación? Pues proponemos unos horarios, los que el propio creador quiera proponer, esto se hace marcando las franjas horarias que queremos seleccionar en un calendario que la aplicación nos propone. Y cuando ya tenemos el calendario rellenado, con un nombre y una ubicación (que puede ser por Skype también, u otras aplicaciones) nos da un link que podemos enviar a todas las personas que vayan a participar en ese ensayo o el evento que sea.
Las personas a las que se lo envías encuentran la posibilidad de votar entre todos los horarios o de decir que no podrán asistir a ninguna de las posibilidades. El funcionamiento es como una encuesta, finalmente la opción más votada es la que sale adelante. Y además está muy bien porque visualmente lo puedes ver como una lista de opciones o en visión de calendario para ver muy claros los horarios en la semana.
Total, que ya solo esto nos puede ayudar a cuadrar un poco los horarios. Y esto es la versión gratuita y ni siquiera tienes que registrarte.
Si te registras puedes vincularlo a tu calendario, en la versión gratuita que dice que es para particulares. Y si además pagas, en alguno de los planes (Private o Business), empiezas a tener posibilidades como ver quién falta por votar, enviar recordatorios, invitar a través del calendario y por supuesto quitar la publicidad. Y ya en la opción Business puedes personalizar el diseño del calendario y el dominio, para dar un poco de branding.
Así que ya veis, si tenéis que quedar con varias personas, en nuestro caso va a ser la mayoría de las veces para una reunión o un ensayo, esta es una opción muy buena. Se acabaron los líos de mensajes “a ver si este día podéis, no este día no, y este….?”.
Calendly Y ahora os cuento sobre la segunda opción, una que yo uso muchísimo (y eso que estoy suscrito solo a la versión gratuita). ¡Calendly!
El funcionamiento podría entenderse que es similar a la de Doodle, al fin y al cabo sirve para lo mismo, que es solucionar esos problemas para quedar que puede haber entre personas, pero hay algunas diferencias.
Para empezar Calendly, en su versión gratuita sirve solo para una cita a 2. Es decir, hay una persona que propone unos cuantos horarios en los que puede fijar la cita y lo que envía a la otra persona es una lista de todas esas opciones para que elija una. Y cuando la elige la cita ya está concertada. Como no es para un equipo, el que responde no puede elegir varias opciones, simplemente elige una y ya está.
Yo lo he usado durante mucho tiempo para fijar clases y últimamente también para fijar sesiones.
Entonces, si vamos a la web de Calendly, vemos un mensaje muy claro que dice “Calendly te ayuda a fijar citas sin el ir y venir de emails”. Y es justo lo que antes pasaba muchísimo, mails o a veces mensajes hasta conseguir aclarar qué día y a qué hora sería la clase.
En la web hay que registrarse con nuestro mail (si es de gmail mejor, ahora os diré por qué) y con eso tenemos acceso al plan básico que es gratuito, y que a mí me parece que es más que de sobra para el uso que podamos darle en este sentido, simplemente concertar citas para una clase, un ensayo, una sesión o una charla a 2. Porque ya tiene integración con Google Calendar, Outlook y iCloud, puedes crear todos los eventos que quieras, personalizar el link (si los vas a enviar a través de un link) y acceder a toda la base de conocimiento, que es la ayuda a las dudas que podamos tener.
Entonces, el que plantea la cita marca en un calendario todas las opciones que tiene disponible. En este caso, con la versión gratuita todos los eventos tendrán que ser iguales. Pueden ser todos los que queramos, pero si decidimos que el evento durará una hora, todos los eventos que propongamos serán de una hora. Y para cambiar los eventos podemos ir a nuestra cuenta y personalizarlos, pero cuando empecemos todos serán el que hayamos decidido (por ejemplo para una sesión tiene mucho sentido, porque siempre marcas las posibilidades de eventos de 90 minutos, por ejemplo).
Cuando ya tenemos todas las posibilidades enviamos el link a la persona que tiene que contestar, muy sencillo y muy similar a Doodle esto.
La principal ventaja que yo le veo, que es inmediato, en cuanto la otra persona elige la opción que prefiera a nosotros se nos reserva ese tiempo en nuestro calendario automáticamente. Como no hay posibilidad de varias opciones ni de varias personas votando, solo con pinchar en la hora que quieren elegir ya está todo, lo que se crea es un evento compartido en nuestro calendario en el que está invitada la otra persona, así lo tenemos los dos (por cierto, un día os hablo aquí de Google Calendar y de las posibilidades de eventos compartidos, que también es algo bastante productivo).
Y la opción que a mi me gusta más y que me ahorra muchísimo tiempo es que existe una extensión para Google Chrome que vincula Calendly a nuestro Gmail. Lo que hace es que cuando estamos enviando un mail, hay un icono de Calendly que nos abre la aplicación para crear el evento.
Tenemos la opción de los eventos ya guardados o de crear una cita “ad hoc” para ese mail concreto. Y lo mejor, está vinculado con nuestro Calendar, así que al abrir el calendario para marcar las horas disponibles tenemos ahí visible los eventos que ya tenemos y el tiempo que tenemos libre.
Entonces marcamos todas las horas disponible, aceptamos y eso lo pegamos automáticamente en el mail que estábamos escribiendo.
A partir de ahí, la persona recibe un mail con la explicación que queramos y directamente en ese mail tiene unas casillas con las horas que hemos marcado. Si pincha en una de ellas directamente se crea el evento en nuestro calendario y se acabó. Así de fácil. Y para la otra persona también así de fácil, directamente en el mismo mail tiene todo.
Bueno, no sabéis el tiempo que me ha ahorrado esto para fijar reuniones, clases o sesiones. Y eso, como os decía que estoy suscrito al plan gratuito.
Si te suscribes a un plan de pago tienes opciones de branding como decíamos antes, también la opción de trabajar en equipo (y eso se parecería más a Doodle) donde pueden marcar sus opciones preferidas, opciones para que paguen a directamente a través del formulario donde eligen el horario (esto imaginad para consultas o clases vía Skype que no lo tengan diseñado en su página web), integraciones con Zoom, con Analytics, con Stripe o PayPal (para los pagos que os decía), y unas cuantas opciones más que si hacemos un uso muy intensivo de Calendly podría ser interesante, pero para unos músicos como nosotros que queremos simplemente quitarnos el problema de concertar una cita, tampoco es muy necesario lo que ofrecen los planes de pago.
Conclusión En fin, que como veis ya me estoy alargando, creo que se nota que es un nuevo jueves de productividad y que además estamos hablando de herramientas, de informática y aplicaciones, que es una de mis pasiones.
Simplemente echad un vistazo a las dos, a Doodle y a Calendly (que os dejo los enlaces en las notas del episodio) y como repaso rápido, si queréis organizar una cita entre varias personas, mirad Doodle, hacéis la especie de encuesta entre varias opciones y finalmente fijáis manualmente la que sea más votada. Si tenéis que fijar una cita con otra persona, probad Calendly, enviáis vuestros horarios y cuando la otra persona elija ya lo tendréis en el Calendar.
Nada más por hoy. Contadme si os gustan estos episodios en los que hablo de herramientas que pueden ayudar a nuestra productividad y voy trayendo más en los próximos meses. El episodio de Google Drive trajo bastantes comentarios, cosa que os agradezco mucho, así que ya sabéis, decidme lo que pensáis, porque “todo esto solo tendrá sentido si es exactamente lo que vosotras y vosotros queréis”.
Así que espero vuestros comentarios, ya sea en Facebook, en las reseñas de iTunes, en los comentarios de iVoox o directamente en coachingdemusicos.com/contactar.
Y nos escuchamos de nuevo mañana viernes a partir de las 7:11 de la mañana. Hasta entonces, ¡NOS MUY BUENOS DÍAS!
Comentarios